Quando si organizza un’attività di team building outdoor, nessuno vorrebbe pensare agli imprevisti.
Il sole splende nei programmi, ma la realtà spesso ci ricorda che qualcosa può sempre andare storto.
Ed è qui che si gioca la vera differenza tra un evento improvvisato e un’esperienza progettata con cura: prevedere un Piano B efficace, realistico e coerente con l’obiettivo della giornata, capace di trasformare un potenziale ostacolo in un’opportunità per dimostrare flessibilità e prontezza organizzativa.
Piano B: cosa significa davvero
Nel contesto del team building, avere un Piano B non significa semplicemente rinviare l’attività a una data futura.
Anzi, spostare un evento è quasi mai un’opzione percorribile: nella maggior parte dei casi il team building è inserito all’interno di programmi aziendali strutturati (come meeting, convention o lanci di prodotto), spesso con partecipanti provenienti da diverse città o nazioni.
Questo significa che tempi e logistica sono già definiti e difficilmente modificabili.
Il piano b, quindi, deve essere inteso come una soluzione organizzativa alternativa, progettata con la stessa cura e coerenza del format principale, per assicurare che l’esperienza si svolga senza interruzioni, anche in caso di imprevisti come maltempo o cambiamenti dell’ultimo minuto.
È un elemento chiave della progettazione professionale: non solo protegge l’evento, ma dimostra la capacità dell’azienda di gestire l’inaspettato con competenza e flessibilità.
Perché pensarci prima è fondamentale
Un Piano B efficace parte molto prima dell’evento.
Serve per:
- Scegliere una location con spazi indoor adatti all’attività;
- Definire in anticipo le condizioni logistiche e operative del cambio;
- Evitare stress last minute per il cliente e per il gruppo.
L’ideale è che la location selezionata disponga già sia di uno spazio all’aperto che di una sala meeting sufficientemente ampia.
Inoltre, è importante stabilire che tipo di piano B attivare in caso di necessità.
Tipologie di Piano B possibili
Quando si organizza un team building, prevedere un Piano B significa costruire un’alternativa solida, coerente e pronta all’uso.
Esistono due principali modalità per farlo: adattare il format originario o sostituirlo con un’attività completamente diversa.
Vediamo come scegliere l’opzione giusta in base al tipo di evento, agli spazi disponibili e al margine di tempo.
1. Adattare il format originale in versione indoor
È la soluzione ideale quando si dispone di una location flessibile, con spazi sia all’aperto che al chiuso.
In questi casi è possibile trasferire l’esperienza all’interno, mantenendo il concept originale e riconfigurando alcune attività.
Esempi pratici:
- Motore Azione e Comunicart: attività espressive e creative, già progettate per funzionare sia outdoor che indoor, senza perdere di efficacia. Perfette per lavorare su comunicazione e ascolto attivo;
- Adventure Time: un format pensato per l’esterno, ma parzialmente adattabile al chiuso. Alcune prove, come il tiro con l’arco, possono essere sostituite da giochi motori indoor, a condizione di avere spazi ampi e sicuri;
- Green Cars: una sfida ingegneristica dove i team progettano auto ecologiche e le mettono alla prova in una gara finale. Se piove, la corsa può essere sostituita da una presentazione del concept e della “scuderia”, trasformando la competizione in un pitch creativo.
Adattare il format consente continuità narrativa e didattica, riducendo al minimo lo stravolgimento del programma.
È la scelta più rapida ed efficace quando l’alternativa viene pianificata fin dall’inizio.
2. Sostituire il format con un’attività completamente diversa
In alcuni casi, però, adattare non basta. Alcuni format, come quelli itineranti o urbani, sono strettamente legati alla location o destinazione scelta.
In queste situazioni è meglio cambiare completamente attività, scegliendo un Piano B indoor già rodato, coinvolgente e facilmente gestibile.
Un esempio su tutti: City Challenge, un format di esplorazione urbana con prove legate a monumenti, strade e dinamiche locali.
Se il meteo impedisce lo svolgimento, è necessario avere pronte attività alternative, come Escape Game con iPad o LEGO® Città ideale.
In base al tempo a disposizione, si può scegliere tra due approcci: piano B dell’ultimo minuto o piano B anticipato.
Piano B anticipato
Questa alternativa richiede una decisione anticipata, da prendere almeno una settimana prima dell’evento.
In cambio, permette di selezionare un’attività più articolata, con un alto livello di personalizzazione, in linea con gli obiettivi del team building inizialmente previsto.
La decisione viene presa insieme all’azienda, tenendo conto del format originario e delle caratteristiche del gruppo.
In questo modo è possibile garantire coerenza, continuità e un’esperienza coinvolgente anche in caso di cambio di scenario.
I vantaggi includono una qualità percepita più alta, maggiore varietà di opzioni e un risultato su misura.
Lo svantaggio è rappresentato da un investimento leggermente maggiore e dalla necessità di decidere se cambiare preventivamente con una settimana anticipo.
Piano B dell’ultimo minuto
Questa opzione prevede la possibilità di attivare un’attività alternativa anche a ridosso dell’evento, entro le 24 ore precedenti. È la soluzione più adatta quando si vuole attendere fino all’ultimo per valutare l’evoluzione del meteo.
Si ricorre in questo caso a format rapidi e immediatamente attivabili, come l’escape game con iPad o LEGO® “Città ideale”, che non richiedono l’impiego di staff aggiuntivo o allestimenti complessi.
I vantaggi principali sono la flessibilità, l’assenza di costi extra e la possibilità di decidere in modo agile.
Lo svantaggio è rappresentato da una minore personalizzazione dell’esperienza, che risulterà più standard rispetto a un’attività progettata su misura.
Caso reale: come abbiamo gestito l’imprevisto
Avellino, 10 maggio. Per un team di circa 25 persone della società Lion Green Spa avevamo organizzato un’attività outdoor del format Adventure Time.
Dopo circa un’ora, il meteo ha cambiato radicalmente i piani: da qualche goccia leggera si è passati in breve tempo a una pioggia battente.
Grazie al sopralluogo effettuato precedentemente, avevamo già individuato un’area interna alternativa, con quattro tavoli e spazi sufficienti per riorganizzare l’esperienza.
Questo ci ha permesso di attivare un Piano B “in corsa”: l’attività è iniziata all’esterno e si è conclusa al chiuso, senza compromettere gli obiettivi formativi.
Alcuni giochi sono stati riconvertiti in tempo reale in versioni da tavolo, mantenendo la stessa logica di collaborazione e coordinamento.
Prove come la gincana bendata o le freccette, non più realizzabili per ragioni di spazio, sono state sostituite da una sessione di improvvisazione teatrale, facilmente gestibile anche senza materiali.
Il risultato? Il gruppo ha reagito con entusiasmo e grande spirito di adattamento.
Nonostante l’imprevisto, l’esperienza si è rivelata coinvolgente e memorabile, dimostrando ancora una volta quanto una buona preparazione possa fare la differenza.
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In SunnyWay Team Building sappiamo che durante un evento può sempre succedere qualcosa di imprevisto.
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